Trabajo de aplicacion

En la empresa Industrias alimenticias Perman S.A se realizó un análisis integral de los procesos que se llevan a cabo en la compañía, teniendo en cuenta aspectos como: cambios en la  gerencia, procesos administrativos y su entorno; gestión de sus sistemas de información; gestión del capital de conocimiento; proyectos y estrategias administrativas; y planes de contingencias y gestión de riesgos. Para el desarrollo del análisis se realizaron visitas a la empresa ubicada en el barrio guayabal, y se realizó una encuesta con una serie de preguntas a los empleados de la parte administrativa, quienes llevaban suficiente tiempo y conocimiento acerca de las funciones que se desarrollan en la empresa. La encuesta realizada es la siguiente:

1.    En Pan Perman cómo son tomadas las decisiones frente a diversas situaciones, qué tipo de información se requiere para cada decisión, quiénes participan en la toma de las decisiones, si son consideradas varias posibilidades para la solución, si las características de este proceso de toma de decisiones, ha cambiado en el tiempo.

2.     Identifique un hecho que haya representado un cambio radical en la empresa; y por el cual la historia de ésta se haya dividido en dos (2) periodos, el “antes” y el “después de”. En estos dos periodos nombre características de su entorno empresarial, como tecnológicas, reglamentaciones gubernamentales, condiciones sociales, situaciones económicas, tipo de cliente.

3.     Cómo se tiene identificado el proceso de administración de los recursos de información y qué utilidad presenta para la compañía las bases de datos que ella tiene.

4.    Considera usted que la implementación de los sistemas de tecnología de la información afectó el diseño organizacional; mencione cuáles han sido las ventajas y desventajas del mismo.

5.    ¿Cómo se puede medir el capital intelectual en su organización?

6.    ¿Cuál es el último proyecto de la empresa y describa: en qué consiste y cuál es el problema que soluciona?

7.    ¿La empresa ha pensado recientemente en la posibilidad de sacar un nuevo producto al mercado, que no exista actualmente?

8.    ¿Pan Perman define políticas para minimizar el riesgo?, si es así, ¿cómo es la manera en que elaboran los planes de gestión del riesgo?

9.    El análisis de riesgo surge del análisis del entorno de cada organización y hacia su interior. Enumere por lo menos tres riesgos en los que se pueda ver afectada la empresa, cual es la probabilidad de que ocurra, cual es el impacto (gravedad), cuales las acciones alternativas a tomar.

Evidencias   

En base a la investigación realizada en Industrias alimenticias Perman S.A la información obtenida es la siguiente:

Evolución de la gerencia:

En Pan Perman las decisiones frente a diversas situaciones  son tomadas por el subgerente, todas aquellas que tienen relación con el diario desarrollo del negocio y todas las medidas a tomar frente a los diferentes problemas a los que se enfrenta la empresa. Hay decisiones que tienes que ver con nuevos productos que se van a lanzar al mercado y quien dispone de ellas es el comité de publicidad, pasando primero por el área administrativa y la gerencia quienes son los que deciden que producto se va a lanzar y todo lo relacionado a las características del mismo; Respecto a nuevos canales o cambios importantes en la organización se toman conjuntamente con el gerente el cual es dueño de la empresa quien es la máxima autoridad de la empresa. Esta es la imagen del organigrama de la empresa.

las diferentes compañías se ven afectadas de forma positiva y negativa por lo que acontece en su entorno, una muestra de esto son los acontecimientos que representan un cambio en la historia de las compañías, en Perman un hecho que ha representado un cambio radical fue en el 2004 la empresa entro en un proceso de reestructuración empresarial de la ley 550 autorizado por la superintendencia de sociedades, donde se paran los procesos de pagos a proveedores y bancos que entran en la aplicación de esta ley; se crea un comité de vigilancia encargado de supervisar que el acuerdo económico se cumpla. Durante este periodo la empresa no pudo realizar préstamos bancarios y debió pagar todas las obligaciones posteriores al acuerdo.

Debido a este cambio la empresa adquirió ventajas tributarias que la llevaron a cambiar los procesos administrativos, en los cuales se analizó cuales canales de venta eran más rentables y beneficiosos, y por ende se tomaron las decisiones pertinentes respecto a los que generaban perdida. Perman también recibió credibilidad frente a sus proveedores recibiendo el apoyo de estos, quienes le otorgaron nuevos créditos.

Durante este tiempo de reestructuración Perman desarrollo nuevos productos entre ellos el minicroissant que es hoy día el producto líder pues paso de vender en el año 2004, 800 millones a 2900 millones de unidades.

Se invirtió en tecnología y se innovaron los procesos de manera que fuera más eficiente el manejo de los recursos. A causa de las nuevas mejoras la empresa obtuvo un nuevo cliente muy llamado “Tiendas D1” y se han incrementado las ventas en un 150% ; se utiliza Ofimática (Facturación, cartera, compras, pedidos, contabilidad, nómina, base de datos) y contamos con el Portal (Sitio web) en el cual mantenemos comunicación tanto al interior como hacia el exterior de la empresa (Servicio al cliente, petición quejas y reclamos, portafolio de productos, entre otros).es como el Éxito y Tiendas D1, Industrias alimenticias Perman le elabora sus propios productos con su respectivas marcas.

Gestión de la información

·         El sistema de información y la tecnología: Actualmente la empresa utiliza herramientas que ayudan al almacenamiento de información relevante y de los datos que tienen que ver con su operación. Adicional dichas herramientas mantienen la comunicación al interior de la empresa para lo cual se utiliza Ofimática (Facturación, cartera, compras, pedidos, contabilidad, nómina, base de datos) y contamos con el Portal (Sitio web) en el cual mantenemos comunicación tanto al interior como hacia el exterior de la empresa (Servicio al cliente, petición quejas y reclamos, portafolio de productos, entre otros).

·          Diseño de la organización mediante los sistemas de información: Uno de los grandes problemas que enfrento la empresa en sus comienzos, en el uso de herramientas tecnológicas fue el internet, ya que constantemente se caía el sistema, y no teníamos una buena capacidad que soportara la información que se debía manejar, lo que afectaba el proceso de la organización. La desventaja en su momento fue la pérdida de información, retrasos en pedidos etc… y una gran ventaja es que a raíz de ello buscamos alternativas de solución, que conllevó al uso de nuevas tecnologías de avanzada como la fibra óptica, lo cual ha sido una gran ayuda en cuanto a la comunicación, administración, la seguridad en el uso de la información.

Gestión del conocimiento

·                     Capital Intelectual: La empresa tiene como política contratar personal idóneo para cada área. Como es una compañía tan específica de la industria de los alimentos se basan en trabajar con personal de experiencia para cada una de las áreas. Se selecciona personal altamente calificado y capacitado o formado en las áreas específicas como ingenierías, administrativas, humanas. Los principales responsables de la compañía, tanto el gerente como el director de producción tienen especializaciones y profundizaciones en el ramo de la empresa, la panadería, adquiridos en otros países. Continuamente el personal está capacitándose y actualizándose en cursos pertinentes a la especialización de cada área.

·                     Estrategia para el desarrollo del conocimiento: Una estrategia para desarrollar conocimiento en una organización puede ser estrategia externa enfocada en la fuente del conocimiento y se basa en intentar traer conocimiento a la organización desde fuentes externas a través de la adquisición o la imitación. Generalmente estas estrategias son conocidas en el ámbito corporativo como consultorías o asesorías.  Las empresas de consultoría o empresas consultoras son empresas de servicios profesionales que se encargan de asesorar a otras empresas, países, organizaciones en un tema específico o área específica.

“La consultoría de empresas puede enfocarse como un servicio profesional o como un método de prestar asesoramiento y ayuda prácticos. Es indudable que se ha transformado en un sector específico de actividad profesional y debe tratarse como tal. Simultáneamente, es también un método de coadyuvar con las organizaciones y el personal de dirección en el mejoramiento de la gestión y las prácticas empresariales, así como del desempeño individual y colectivo."

Tomado del libro La consultoría de empresas. Guía para la profesión del autor Milan Kubr. Ed. Limusa (Noriega Editores - México. 2008.

Gestión de proyectos:

El proyecto a corto plazo que tiene la compañía es la expansión y mejora locativa de la planta de producción. Este consiste en ampliar el área de trabajo y mejoras locativas, compra de maquinaria para la incrementar la cantidad de producto fabricado ya que la demanda de los productos está siendo sobrepasada por la capacidad de producción y esto se debe como decimos a la capacidad instalada que ya colapso. Soluciona la capacidad de reacción y la limitación de producto según demanda.

 Gestión de recursos y tiempos: para llevar a cabo el proyecto de ampliación de la empresa, se destinaran 1400 millones de pesos para la construcción y reforma al inmueble donde se construirán 4 pisos más los cuales se destinaran para la ampliación de la planta y de la bodega de producto terminado y se utilizaran alrededor de 600 millones en maquinaria, como hornos, maquinas modernas industriales para mejorar los procesos de producción los cuales son muy antiguos y manuales, se pretenden cambiar por sistemas más autosuficientes con nueva tecnología. El detalle de los recursos con sus respectivos costos es información confidencial por tal motivo no se pudo investigar a fondo.

Gestión de riesgos

·                     Plan de Gestión de Riesgos: En la empresa existen políticas para minimizar los riesgos, el plan de gestión se desarrolla con las áreas más perceptibles de riesgo; como por ejemplo: El dinero, con el cual se debe tomar medidas de seguridad en el recaudo, manejo y consignación del mismo; el producto en general debe tener un control de calidad por medio de inventarios y revisiones que minimicen los riegos de prestar un mal servicio. Por otro lado en la empresa se busca minimizar riesgos de cualquier tipo de emergencias que se puedan presentar en la empresa y/o plantas, esto se lleva a cabo brigadas de seguridad y mantenimiento.

·                     Plan de Contingencias: Basados en la información de la empresa se sugieren tres riesgos que ésta puede presentar y su impacto en el negocio:

Ø  No pago: La probabilidad de ocurrencia es constante, Causa deterioro en la Cartera y provisiones inesperadas, adicional que puede alterar temas de liquidez; se puede minimizar con un adecuado manejo de esquema de cobranzas, el cual puede ser manejado por edad de mora. Como responsables de que este riesgo esté controlado deben ser los socios, dueños o accionistas en compañía de un Director de Cartera, quienes proporcionan los lineamientos a seguir en temas de cupos, plazos, formas de pago, seguimiento y control a dicha Cartera. El indicador de este riesgo es el no deterioro de las CxC activas, representados en los rangos de edad de mora en que se encuentren.

Ø  Deserción: Si bien toda empresa busca crecer, existe la posibilidad de que se salga de control en cualquier momento temas que no se tengan previstos en la consecución acelerada de nuevos clientes, esto puede ocasionar incumplimiento en entregas o pedidos que generen malestar y dañen negociaciones efectivas. Para que esto no suceda se debe de tener clara la capacidad con que se cuenta tanto en la producción como en la distribución. Este tema debe ser controlado por Ventas y Producción, quienes deben ir de la mano para saber que ofrecer y hasta donde ofrecer. El Indicador de este riesgo puede ser la existencia en inventarios.

Ø  Mala Calidad: Aspecto de vital importancia por su actividad económica, en el cual el manejo inadecuado en la consecución de Materia Prima, puede generar grandes pérdidas económicas y de clientes. Para evitar este riesgo es necesario tener políticas definidas en la contratación de proveedores, en las cuales se haga un estudio previo para garantizar el producto. Debe de estar como responsable del proceso la persona encargada de Compras, y el Indicador de riesgo puede ser analizado a través de las devoluciones que se reciban por parte de los clientes.